presentaciones efectivas

Como hablar
- Cuando se pare por vez primera ante el podio, tome un momento para organizar sus papeles o simplemente respirar profundamente para estar bien. La audiencia esperarán.

- El consejo mas común es que comience con una broma para obtener la atención de la audiencia y destensionarlos. Comenzar con una imagen hermosa o única (al hablarle a personas atraídas por las imágenes) también funciona.

- Hable despacio y enuncie. Si se atrapa en sus propias palabras, hable más despacio y simplifique. Explique el mismo concepto con palabras más cortas y familiares.

- Identifique las palabras que tiene problema en pronunciar y use sinónimos. Por ejemplo: las palabras largas que terminan en "dad" (contemporaneidad ) pueden ser sustituida por sinónimos (moderno).

- Practique las palabras de otro idioma y los nombres difíciles, hasta que los pueda decir fácilmente.

- No necesita llenar cada segundo disponible con el sonido de su voz. Tome su tiempo. Las pausas pueden parecerle un milenio a usted, pero le ayudan a la audiencia a mantener su ritmo y digerir lo que usted está diciendo.

- Deje que los silencios sean silenciosos. "Um", "Oh" y otros sonidos para llenar el silencio causan distracción. Puede utilizar el silencio para enfatizar puntos importantes.

- Considere tomar un descongestionante suave para mantener la garganta y la nariz limpias.

- Tenga un vaso de agua convenientemente cerca, pero no donde lo pueda derramar.

- ¿Tiene buenas imágenes visuales, pero poco diálogo que vayan con ellas ? Tome un vaso de agua y dele tiempo a la audiencia para observar las imágenes. Hable en el micrófono. Cuando voltee la cabeza para ver la pantalla (si es del tipo de personas que "hablan a las imágenes") asegúrese que sus palabras son dichas en el micrófono. Esto es válido tanto en el caso de que el micrófono lo traiga consigo o esté en el podio. Es difícil para la audiencia seguirlo cuando su voz suena alternadamente baja y alta.

- Si tiene un escrito preparado, doble la esquina superior o inferior de las páginas para que puedan ser volteadas con facilidad. Las hojas sueltas o tarjetas deben estar numeradas, en caso que las deje caer, o mejor aun perforadas y unidas con un anillo metálico o plástico.

- También puede engrapar los bordes izquierdos de las páginas del texto preparado a manera de libro y pre-doblarlo para abrirlo. Esto es más sencillo y silencioso que tratar de pasar las páginas por arriba como una libreta, lo cual puede mover el podio y golpear el micrófono .

- Si es del tipo nervioso que hasta olvida su nombre al estar en el escenario, prepare un escrito con llamadas para usted: "parar aquí ", "cambiar las diapositivas", "sonreír"! ! "pausa aquí", etc. Ponga estas llamadas en un tipo de letra distinta para recordarse así mismo, no para decirlas en voz alta (como Cantiflas ). Frecuentemente lo resaltado no se puede ver en un cuarto oscurecido (aunque algunos varían). Después de los primeros minutos, el gran nerviosismo probablemente disminuirá y no necesitará estas llamadas.

- Intente no leer el texto en la medida de lo posible. Conozca su tema y ensáyelo tan bien que pueda dar su presentación con la cabeza en alto.

- Si tiene que leer de un papel, entonces organícelo en grupos discretos de dos o tres oraciones con indicaciones sobre las diapositivas claramente marcadas. De esta manera puede fácilmente ver hacia abajo, ver lo que tiene que decir, decirlo y continuar, todo de una manera natural y deliberada.

- Generalmente, una presentación hablada tiene más variedad de entonación y mantiene a la audiencia interesada. Si se pierde, mire su diapositiva para recordar donde y encontrar su lugar.

- Asegúrese de no mostrar a la audiencia una diapositiva, antes de hacer referencia a la misma. Pueden dejar de oírlo por esforzarse en descifrarla.

- Deje de pedir disculpas ! Trabaje con lo que tiene o si no déjelo fuera. Puede describir un problema conocido sin disculparse. "Esta diapositiva es muy oscura. Aquí esta el área importante" (después señale el sitio).

- No mire sus diapositivas demasiado tiempo (de tal forma que único que lo único que ve la audiencia es su oreja) o muy poco (lo que crea desincronía con las imágenes visuales).

- Mire a las diferentes partes de la audiencia. Puede mirar las cabezas de todos y escudriñar a la multitud para variar, si mirarlos a los ojos lo pone nervioso.

- Si no es posible bajar la intensidad de las luces y le atemoriza la perspectiva de ver a la audiencia, considere quitarse los lentes, si su visión de cerca es lo suficientemente buena para leer o utilizar controles remotos o apuntadores. La audiencia es mucho menos atemorizante si se convierte en una mancha miope ! ! Para el resto de nosotros....

- Un viejo truco de teatro para hacer que tanto su voz, como su presencia llene el auditorio (además de disminuir el nerviosismo) es ver y hablar hacia la pared posterior. Esto proyecta su mensaje más claramente y no está rompiendo su foco al reconocer a personas. Inténtelo ! Nadie en el público puede saber que no los está viendo. Manténgase "abierto" a la audiencia todo el tiempo, esto es otro truco viejo del teatro. Esto puede sentirse realmente extraño y poco natural, pero funciona ! Practique mantener su ombligo mirando hacia la audiencia - aun cuando se voltee para señalar algo en la pantalla. Cuando señale algo, siempre use el brazo más cercano a la pantalla. Nunca cruce un brazo para señalar y nunca jamás dé la espalda !

- Una técnica para hacer sus presentaciones más íntimas es hablar de una manera amistosa y relajada, como lo haría con un amigo parado junto a usted. La audiencia es su amiga, quieren aceptarlo y oír lo que tiene que decir. La gente quiere oír la información novedosa, los recursos o las ideas que usted les está dando, están interesados ..... así que mantenga su interés !

- Si la gente comienza a toser excesivamente o a moverse en sus asientos, está empezando a perderlos. Cambie el ritmo, diga algo para atraer su atención, una broma, o termine.

- Diviértase con la presentación y la audiencia también lo hará.

- Disfrútelo y ellos lo harán.
Y una nota final en esta sección,

- Las personas con brazos largos, tomen nota: si está hablando sin un podio, mantenga sus manos a la altura de la cintura si tiende a gesticular. Esto evitará que parezca un albatros a punto de despegar llevándose la atención de su audiencia.

Elementos visuales y proyección 
- No se complique, hágalo todo lo mas sencillo posible.

- Asegúrese que la conexión de la computadora, el proyector de diapositivas o el retroproyector, funcionen antes de comenzar su presentación. Llegue temprano para darse tiempo de colocar todo sin prisa.

- Las diapositivas con texto deben ser de letras grandes si quiere que la audiencia las lea y pueda saber lo que dice. La "Regla de Seis" as útil : "Un máximo de seis palabras y seis líneas por imagen". Otra regla útil es: si tomando la diapositiva con las manos y al tratar de leer el texto puede hacerlo sin problema, la diapositiva proyectada será legible.

- Los tipos de letras sans- serif ( sin paticas , como Avant Garde Gothic, Geneva o Helvetica) son buenas para el texto (por ejemplo identificación en una gráfica) o para frases cortas (por ejemplo enumeración de puntos). El texto de pocas oraciones (por ejemplo, una cita o párrafo) son más fáciles de leer cuando se proyectan en una pantalla serif ( con paticas, como Courier, Palatino o Times).

Procure no usar letras cursivas o tipos de letras poco usuales a menos que verdaderamente vayan con su presentación. Identifique los acrónimos y abreviaciones que va a usar, use O.E.A. una vez que lo ha identificado como Organización de los Estados Americanos o si su audiencia ya está informada sobre el tema.

- El color es más fácil de seguir que el blanco y negro, sin embargo demasiados colores (por ejemplo para mostrar todos los colores de su nueva computadora) distanciará a la audiencia de su mensaje. Si es posible mantenga la consistencia en los títulos y palabras de las diapositivas. Los colores neón cansan rápidamente a la audiencia, úselos poco. El fondo azul cobalto con letras amarillas es lo mas fácil de leer. El azul, verde y morado son los mejores para la proyección.

- Trate que el brillo y oscuridad de sus imágenes sea semejante . Una imagen muy oscura después o antes de una imagen muy brillante, hará que ambas sean difíciles de leer. Es difícil para la audiencia una presentación visual completamente hecha de esta manera.

- Trate de no apagar todas las luces, especialmente después de comer. La audiencia mejor intencionada puede empezar a cabecear, aún cuando usted sea interesante. Si la habitación lo permite, mantenga unas luces encendidas en la parte trasera o a los lados. Así también permite que la gente tome notas o pueda seguir el texto que entregó y al que usted puede estar refiriéndose.

- Mantenga sus imágenes visuales simples, atractivas y con impacto. La gente no leerá una página de un texto proyectado en la pared, aun si lo ve. Y, por lo general no lo ve. Si es importante que lean grandes porciones de texto, entréguelo en papel.

Proyección de diapositivas 
- Lineamientos generales: lo ideal son dos diapositivas por minuto (o treinta segundos por cada una). Esto quiere decir que una presentación de veinte minutos con doble proyector necesitará aproximadamente 40 diapositivas (20 en cada carrusel). En 10 a 15 segundos una persona se puede adaptar a una diapositiva en la oscuridad. Además al verlas, las personas frecuentemente toman notas. Se deben hacer excepciones cuando se proyecta paso a paso la secuencia de un proceso o cuando su audiencia haya sido introducida a las complejidades de la materia (por ejemplo cuando se muestra el proceso de instalación de una exhibición).

- Aprenda a editar. Puede tener un millón de diapositivas hermosas, pero la audiencia no sabrá que se perdieron si usted edita. Si no lo hace, la audiencia si recordará que se pasó del tiempo y que no tuvieron la oportunidad de apreciar las imágenes porque fueron pasadas demasiado rápido tratando de mostrarlo todo.

- Use diapositivas que estén un poco claras (sobre - expuestas), éstas son más fáciles de ver en una habitación grande y oscura.

- Evite las diapositivas o gráficas de texto de un solo color y monótonas.

- No lea el texto de sus diapositivas palabra por palabra. Si tiene que disculparse por una diapositiva, no las use !

- No utilice demasiado las diapositivas negras ( para crear una pausa) puede olvidarlas y atrasarse. Utilice estas pausas, si va a decir un párrafo que no se relaciona con las imágenes.

- Intente tener las diapositivas en montajes de papel. Las plásticas pueden derretirse durante la proyección.

- Identifique la orientación de sus diapositivas con una marca o punto hecho con tinta en la esquina inferior izquierda. Esta debe ser visible en el carrusel, en el borde externo (o al reverso en la esquina superior derecha) cuando están adecuadamente colocadas. Las etiquetas de puntos adhesivos se pueden caer, perder o atorar en el proyector.

- Numere el orden de sus diapositivas. Si no las lleva en un carrusel ya listas, si no colocadas en un sitio, los números harán esto más fácil. Inevitablemente, la gente con buenas intenciones y los interesados intentarán hablar con usted mientras se prepara, causándole distracción. También, numerar sirve en el caso de olvidar cerrar el anillo del carrusel y voltearlo de cabeza y todas las diapositivas se caen exactamente segundos antes del momento de hablar.

- Revise sus diapositivas antes de su presentación para asegurarse que se proyectarán de forma adecuada! Estar presentando y proyectar una imagen al revés siempre se ve como poco profesional a pesar de que es un problema fácil de arreglar.

- Ajuste los marcos de las imágenes, a los tamaños relativos (verticales y horizontales) para que estén a nivel todas y llenen el máximo espacio de la pantalla o espacio de proyección disponible. Esto se puede hacer con una cinta adhesiva plateada especial. Este ajuste hará que su presentación fluya mejor y no se canse la audiencia. Si viaja con su equipo de proyección, traiga una extensión y una bombilla para la lámpara.

- Pegue con cinta adhesiva el control remoto encima, o a un lado del podio de una manera cómoda, en un lugar conveniente para que tenga una cosa menos de que preocuparse mientras está en el estrado (especialmente útil en los podios altos y muy empinados).

- No espere que alguien cambie las diapositivas por usted, a menos que no tenga forma de hacerlo usted mismo. Esto toma tiempo, interrumpe la fluidez de la presentación y se ve pretencioso. Si el sistema de cambiar las diapositivas es electrónico (sin cable) recuerde que tiene que sostenerlo en dirección al proyector, como se opera un aparato electrónico de cambiar los canales de televisión.

- Una buena prueba final es ver si las imágenes muestran el tema sin narración, es decir lograr contar una historia, no importa cuán técnico sea el tema.

Utilización de los señaladores láser 

- No se dé a sí mismo un reto coreográfico con el señalador en la primera página - cuando es más predecible que tiemble el pequeño punto de luz por todos lados. Balancee el señalador con ambas manos, si es necesario con un codo en el podio o use un lado del podio como una palanca y apoyo para afirmar el señalador a su cuerpo.

- Recuerde soltar el botón de encendido del señalador, una vez que ha mostrado algo. Esto ayudará a ahorrar batería y luz, además de ayudar a mantener a la audiencia concentrada en su presentación. Como el puntito que se mueve en las películas que muestran cómo cantar una canción, la audiencia seguirá el señalador y el punto láser a través del suelo, a los lados del muro, al techo, etc., mientras usted cambia las hojas de su diálogo escrito o gesticula con sus manos. Esto es especialmente importante si utiliza un apuntador láser, ya que la luz nunca debe ser dirigida a los ojos de una persona.

- Por favor recuerde enfocar los apuntadores que tienen flechas ! ! Las flechas en foco son más fáciles y menos molestas de seguir que una mancha borrosa que se mueve en la pantalla.

- Señale las cosas que usted desea que la audiencia observe al principio de la exposición de su diapositiva. Si espera hasta los últimos cinco segundos para indicar con el apuntador y decir "Esto es evidente en la esquina inferior izquierda", la audiencia no tendrá tiempo de procesar la información. 
Materiales para a entregar a la audiencia 

- Evite distribuir materiales antes o durante su presentación a menos, que los quiera usar directamente durante la misma. Si quiere que la audiencia se vaya con la información, entréguelo al final. Frecuentemente, el ponente pierde a una audiencia al darles algo más que mirar. Esto va en contra de lo que dice todo el mundo, pero observe a la audiencia recibe o circula algo.

- Si su presentación es muy técnica con muchas imágenes de texto y gráficos, prepare materiales para entregar a la audiencia, reproduciendo sus acetatos o diapositivas. La audiencia puede oír lo que usted está diciendo y tomar notas en los mismos, en vez de tratar frenéticamente de copiar todo. 
Como manejar los problemas, las preguntas y las personas impertinentes 
- La cinta adhesiva, las tijeras y los rotuladores pueden lograr maravillas en una variedad de emergencias.

- Repita las preguntas de la audiencia para que todo el público pueda apreciar su respuesta.

- Mantenga contacto visual con la persona que hizo la pregunta.

- Usted no tiene que saber todo, así que no intente presumir si alguien le pregunta algo que no puede contestar.

- Admita que no sabe o que no recuerda. Ofrezca averiguar a lo que pueda dar seguimiento, pero no haga promesas que no intente cumplir.

- Si alguien objeta un punto suyo, escúchelo atentamente y educadamente. Pida que aclare el punto si es necesario. Mantenga la mente abierta. Identifique los puntos de acuerdo, pero siéntase en libertad de reiterar la perspectiva de su presentación ! !

- Réstele importancia a las personas impertinentes de manera rápida y educada. Una voz de razón calmada y compasiva puede quitarlos efectivamente del micrófono o estrado, "Señor, entiendo su objeción. No tomemos más tiempo de la conferencia con este tema. Me gustaría discutirlo con usted en privado. Siguiente pregunta, por favor ?" Atacar a la persona impertinente sólo hará que la audiencia simpatice con él y usted se verá mal.